Подготовка офиса к переезду
Подготавливая офис к переезду, необходимо заранее чётко распределить порядок действий – упаковка оборудования и техники, погрузка офисной мебели, документации, личных вещей сотрудников компании, других грузов. Дабы избежать нарушения рабочего режима, избежать неразберихи и ненужной суматохи, позаботиться обо всём этом необходимо заблаговременно.
Наиболее оптимальным вариантом подготовки переезда офиса вашей компании на новое место, будет следующий алгоритм работ.
За пару дней до самого переезда к вам в офис необходимо доставить все упаковочные материалы (для запаковки офисной техники, оборудования и мебели) – складные картонные коробки из прессованного гофрокартона и наклейки к ним для того, чтобы провести необходимую маркировку грузов и личных вещей при переезде на новое место. Упаковочный материал может предоставить транспортная или мувинговая компания, которая производит перевозку Ваших грузов. Вы можете самостоятельно приобрести упаковку на строительном рынке или заказать с доставкой у какой-нибудь фирмы в интернете.
В течение нескольких дней вашим сотрудникам будет необходимо сложить всю документацию компании, свои личные бумаги и вещи, а также архивные записи и подшивки. Так как вы воспользуетесь комплектом для маркировки, то будьте спокойны – ни одна личная вещь, ни одна папка важной документации при переезде офиса не затеряется. Чтобы не происходило путаницы, документацию офиса и личные вещи специалистов и сотрудников компании следует упаковать в разные коробки.
По окончании упаковки документации компании и личных вещей сотрудников, свяжитесь с представителем мувинговой компании, координирующей ваш переезд, и согласуйте с ним время и дату приезда грузчиков. Бригада грузчиков упаковывает и подготавливает офисную технику и мебель, а также погружают все подготовленные вещи на прибывший транспорт.
Заранее необходимо продумать и путь переноса техники и мебели по офису, чтобы дверные проёмы соответствовали габаритам офисной мебели и техники. Стоит учесть и то, что мебель должна свободно вращаться на лестничных клетках и в офисных коридорах. Необходимо выяснить грузоподъёмность лифта, если планируется транспортировка с верхних этажей здания. Если мебель до переезда необходимо разобрать, то об этом также необходимо позаботиться заблаговременно, наняв в той же мувинговой компании бригаду сборщиков мебели.
Но, кроме того, что мебель необходимо погрузить и перевезти со старого офиса, ее необходимо и расставить на новом месте – у вас должен иметься чёткий план расположения предметов в новом офисном помещении. Можно обратиться к специалисту всё той же мувинговой компании, занимающейся вашим офисным переездом, и получить консультацию. Менеджер подскажет, как лучше расположить оборудование и мебель на новом месте, чтобы максимально полезно использовать имеющуюся площадь. Перевозимая мебель может быть расставлена грузчиками от мувинговой компании или Вашими сотрудниками самостоятельно.
Многие руководители считают, что офисный переезд является неким стихийным бедствием, но это вовсе не так. Можно достичь минимальной потери времени и сил при переезде вашей компании в новое офисное помещение. Для этого всего лишь необходима чёткая координация работников офиса, продуманность каждого этапа переезда и профессиональность команды исполнителей.
back